İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ KANUNİ ZORUNLULUĞU
4857 Sayılı İş Kanununu, 75. Madde hükmü aşağıda olduğu gibidir.
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Kanun hükmünden de anlaşılacağı gibi işverenler işçilerin iş kanunu hükümlerine uygun olarak çalıştırdıklarını ispat edebilmek için işçi özlük dosyasındaki belgeleri ve kayıtları eksiksiz doldurmak ve muhafaza etmek zorundadır. Yargı süreçlerinde hakim işçi özlük dosyasını talep etmekte, dosya içindeki evrak ve kayıtlara bakmaktadır. İşçi özlük dosyasının olmaması ya da içinde yeterli evrak olmaması denetim makamlarına karşı ispat veya delil bildirme yükümlülüğünü yerine getirmesine engel olacağından işveren hukuki yaptırımlarla karşı karşıya kalır.
Yargıtay bir kararında, davacı işçinin fazla çalışma yapıp yapmadığı, işçiye işyerinde çalıştığı sırada ara dinlenmesi verilip verilmediği ve süresi ile hafta tatilinde çalışma yapılıp yapılmadığı konularında yaşanan uyuşmazlıkta fazla çalışmanın ispatı konusunda işyeri kayıtları ve özellikle işe giriş çıkışı gösteren belgelerin işyeri iç yazışmaların delil niteliğinde olacağı belirtilerek yazılı olabilecek deliller araştırılmadan karara varılması nedeniyle yerel mahkeme kararını bozma yönünde karar vermiştir.
İşçi özlük dosyasında bulunan belgelerde işçinin ıslak imzasının olmasının azami özen gösterilmesi gerekmektedir. İşçinin ıslak imzası olmayan belgelerin işçi aleyhine delil olması mümkün değildir. Özlük dosyasındaki yazışma, bilgi ve belgelerde işverenin de imzası olması gerekmektedir.
Personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar;
SGK işe giriş bildirgesi, İş sözleşmesi, Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi,
2 adet vesikalık fotoğraf, Adli sicil kaydı, Diploma fotokopisi, Sağlık raporu, İkametgâh belgesi, ücretli-ücretsiz izin yazıları, tutanaklar, ihtarlar vb. evrakların bulunması gerekmektedir.
Unutmayın! Söz unutulur, yazı kalır.